يمكن أن تساعد السياسة المالية الفعالة في توفير إدارة مالية فعالة، وتخفيف المخاطر، ومواءمة العمليات المالية مع المهمة العامة للمؤسسة، قبل البدء في وضع السياسات والإجراءات المالية أو مراجعتها لمؤسستك، من المهم أن تفهم ماهية هذه السياسات والاجراءات والغرض منها وكيفية تنفيذها ومتى يجب مراجعتها.
هل تمتلك مؤسستك مجموعة كاملة من السياسات والإجراءات المالية؟ إذا كان الأمر كذلك، فمتى كانت آخر مرة قمت فيها بمراجعتها؟
ما هي السياسة المالية؟
السياسات المالية هي القواعد التي تحكم الأنشطة المالية داخل المنظمة، يجب أن تتوافق السياسات المالية المصممة جيدًا مع الأهداف العامة للمؤسسة، ويجب أن تكون مكتوبة بوضوح كافٍ لكي يفهمها الأفراد في جميع أنحاء المنظمة وتوفر المرونة للعمل ضمن هذه السياسة.
على سبيل المثال، قد تنص السياسة على أن “المنظمة ستعوض الموظفين عن التكلفة الفعلية للوجبات والإكراميات أثناء القيام بسفر عمل يصل إلى 100 دولار في اليوم”.
تحدد الإجراءات المالية كيفية تنفيذ مهام معينة أو الالتزام بالسياسات، يمكن أن تأخذ شكل مخططات انسيابية أو قوائم مراجعة أو روايات مكتوبة، بغض النظر عن الشكل، يجب عليهم تقديم معلومات “كيفية” بشكل موجز للفرد (الأفراد) المكلف بتنفيذ تلك الإجراءات، وبالتالي, فإن بعض الاعتبارات ذات الصلة عند تطوير الإجراءات هي تحديد من يشارك، حسب الدور في الإجراء، ومتى يحتاج الإجراء إلى التطبيق، وكيف ينبغي تطبيق الإجراء. على سبيل المثال، قد ينص أحد الإجراءات المتعلقة بإعداد التقارير المالية وسياسة الإغلاق على أنه “بحلول اليوم الخامس عشر من الشهر التالي، يقوم مدير المحاسبة بمراجعة تسوية البنك ويوقع التسوية ويؤرخها”.
أهمية السياسات والإجراءات المالية
تحديد المسؤوليات وتحديد التوقعات
ستوضح السياسات والإجراءات الفعالة الأدوار والمسؤوليات داخل المجال المالي للمنظمة، من خلال تحديد هذه الأدوار والصلاحيات والمسؤوليات بوضوح، ستفهم جميع الأطراف المعنية بشكل أفضل الهيكل والحواجز الأمنية الموجودة لهم للعمل في ظلها، سيؤدي التنفيذ السليم إلى تقليل الارتباك وزيادة المساءلة، علاوة على ذلك, فإنه يؤدي إلى توقعات محددة بشكل أكثر وضوحًا حول كيفية قيام الموظفين بواجباتهم الوظيفية.
حماية الأصول
تحدد السياسات والإجراءات وتوثق نظام الضوابط الداخلية المعمول به لحماية أصول المنظمة، وهذا يشمل ضمان وجود فصل كافٍ للواجبات، ومتطلبات وحدود التخويل المحددة، والوصول المقيد إلى أصول المنظمة.
حفظ السجلات
إن وجود إجراءات موثقة بشكل واضح يخلق أساسًا يسمح بمعالجة المعاملات بشكل متسق عبر المؤسسة وبمرور الوقت، علاوة على ذلك، فإن وجود سياسات وإجراءات موثقة يقلل من مخاطر تشغيل الأنظمة من “المعرفة المؤسسية”، والتي يمكن أن تضيع بسبب دوران الموظفين.
إعداد تقارير مالية دقيقة وموثوقة وذات صلة
يدعم الالتزام بالسياسات والإجراءات المالية التسجيل الدقيق للمعاملات وفقًا لمعايير المحاسبة المعمول بها وهيكل التقارير المالية للمنظمة، يضمن الحفاظ على إطار إعداد التقارير المالية أن لدى صانعي القرار في المنظمة إمكانية الوصول في الوقت المناسب إلى المعلومات المالية اللازمة لاتخاذ قرارات تجارية مستنيرة.
الحفاظ على الامتثال للمتطلبات التنظيمية
تتلقى العديد من المنظمات غير الهادفة للربح أموال فائدة تتطلب امتثالها لأحكام التوجيه الموحد في كثير من الحالات، تتطلب الإرشادات الموحدة على وجه التحديد أن يكون لدى المنظمة سياسات أو إجراءات مكتوبة لضمان دمج متطلبات معينة من الإرشادات في العمليات المالية للمنظمة.
على سبيل المثال، يُطلب من الكيانات أن يكون لديها سياسات وإجراءات شراء مكتوبة لتحديد السماح بتكلفة منح فيدرالية، وبالتالي، يصبح دليل السياسات والإجراءات وثيقة أساسية للحفاظ على الامتثال.
تطبيق السياسة المالية
من المهم أن يحصل الأفراد على إمكانية الوصول والتدريب المنتظم على السياسات والإجراءات المالية للمنظمة، وبالتالي يمكن تحقيق فوائد الهيكل الذي ينشئه المستند، أيضًا, يجب أن يكون هناك تطبيق منتظم ومتسق للسياسات عبر جميع مستويات المنظمة، خلاف ذلك، تخاطر المنظمة بالسقوط في الامتثال لسياساتها وتفقد القيمة الاستراتيجية التي وُضعت من أجل إنشائها.
في النهاية، يتحمل مجلس الإدارة واجب ائتماني تجاه المنظمة لضمان استخدام مواردها بشكل مناسب، وهذا يشمل التأكد من وجود سياسات وإجراءات جيدة وموثقة لحماية تلك الموارد، الإدارة مسؤولة عن ضمان توصيلها ومتابعتها ومراقبتها وتصحيحها حسب الحاجة.
المراجعة والتحديثات المنتظمة
السياسات والإجراءات المالية هي وثيقة يجب أن تخضع بانتظام للمراجعة والتحديثات، نظرًا لأن المؤسسات تتغير في الحجم والتعقيد، أو تنفذ أنظمة جديدة، أو تخضع للتغييرات في اللوائح أو المعايير المحاسبية، فمن المحتمل أن العمليات أو السياسات الموجودة ستحتاج إلى تعديل.
علاوة على ذلك، من المهم أن يتم دمج أفضل الممارسات أو “الدروس المستفادة” بانتظام في السياسات والإجراءات المالية من أجل التحسينات المستمرة للعملية.